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Los tribunales, los parlamentos, las agencias de monitoreo de medios, y otras tantas corporaciones y organizaciones enfrentan el desafío diario de tener que grabar, anotar y distribuir las fuentes de audio y vídeo. Hasta hace poco, los tableros de cintas de vídeo y los grabadores de VHS eran las únicas opciones disponibles en el mercado: la calidad del audio y de los vídeos era limitada, los costos de replicación, distribución y mantenimiento eran altísimos, y los contenidos se perdían...Pero bueno, el mundo analógico no ofrecía otras posibilidades.
La tecnología digital de los medios cambió drásticamente la situación. Ahora los ordenadores PC pueden grabar audio y vídeo de canales múltiples con la calidad necesaria para ser directamente emitidos. Hoy en día las redes TCP/IP soportan flujos de contenido media y permiten que diferentes usuarios accedan simultáneamente a las grabaciones mientras éstas están en marcha; y los sistemas de almacenamiento de tecnología estándar ofrecen un medio confiable y más barato para archivar de forma segura todas las grabaciones.
Los sistemas digitales para los medios pueden perfectamente replicar los flujos de trabajo del mundo analógico: las sesiones y los procedimientos pueden grabarse en discos ópticos y los CDs y DVDs resultantes se pueden archivar para ser usados como referencia en el futuro. Sin embargo, la verdadera ganancia de invertir en un sistema digital de medios se ve claramente cuando los flujos de trabajo se optimizan, las operaciones se agilizan y sobretodo cuando las pilas de las cintas VHS del pasado desaparecen para dar lugar a un seguro archivo digital on-line.
Los sistemas de gestión de los contenidos media tales como Dalet ActiveLog pueden manejar las grabaciones como si fueran ficheros en una red informática. Este método provee beneficios inigualables. La distribución del audio y del vídeo se simplifica, y las cintas dejan de duplicarse y de perderse. Aun mejor, el acceso inmediato a las grabaciones en marcha puede autorizarse a varios usuarios. Los periodistas y los analistas de medios pueden insertar comentarios y anotaciones con indicaciones de la hora utilizando las más que sencillas herramientas de Dalet y luego las transcripciones actualizadas les son facilitadas. Todas las anotaciones se asocian automáticamente al clip de audio o vídeo correspondiente: con tan sólo dar un clic sobre cualquier palabra del texto y el contenido relacionado se ejecuta a partir de ese punto. Dado que los contenidos grabados y la información asociada se archivan centralmente, la búsqueda de grabaciones asociadas a una anotación específica es mucho más rápida y fácil: las grabaciones audiovisuales pueden realmente formar parte del registro de información de la empresa.