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Bon nombre d’organisations gouvernementales, de parlements, d’agences de monitoring ou de sociétés enregistrent quotidiennement réunions et sessions de travail. Jusqu’à peu, les seules technologies disponibles étaient les enregistreurs sur bande et les magnétoscopes VHS : la qualité de l’audio et de la vidéo était médiocre ; les coûts de réplication, de distribution et de maintenance élevés ; les enregistrements parfois amenés à s’égarer…
Les technologies de média numériques changent radicalement la donne : un PC est désormais à même d’enregistrer plusieurs canaux audio et vidéo en qualité « broadcast » ; les réseaux informatiques peuvent distribuer des flux multimédia et faciliter la consultation d’enregistrements ; les systèmes de stockage informatique constituent des plateformes d’archivage fiables et économiques.
Les systèmes de médias numériques peuvent répliquer les modes opérationnels du monde analogique : les enregistrements de sessions de travail ou de réunions peuvent être sauvegardés sur des disques optiques numériques et les CD et DVD ainsi produits archivés sur étagères. Néanmoins, le retour sur investissement d’un système numérique n’est pleinement atteint que lorsque les modes opérationnels sont optimisés et les archives traditionnelles remplacées par des bibliothèques numériques sécurisées.
Des systèmes de media asset management tels que Dalet ActiveLog sont à même de gérer des enregistrements audio-visuels comme des fichiers sur un réseau informatique. Cette approche offre bon nombre d’atouts. La distribution de l’audio et de la vidéo s’en trouve simplifiée – il n’y a plus de bande ou de cassette à dupliquer. Mieux, l’accès à un enregistrement en cours devient instantané pour tout utilisateur autorisé : analystes et secrétaires peuvent ainsi annoter les réunions en temps réel au moyen d’outils simples d’utilisation. Ces annotations sont automatiquement associées à l’enregistrement originel, facilitant d’autant la consultation future. Enfin, la consolidation des enregistrements et de leurs données associées sont un garant de sécurité.